wps怎么改文件格式（如何实现快速修改公文格式）

如何实现快速修改公文格式

你修改格式是不是通通采取“选中”-“右击”-“字体”-“右击”-“段落”的单调重复的方法？下面的方法，免去很多步骤，可以提高效率80%以上。

在平时工作中，特别是办公室，每天会起草或修改大批量文稿，并且一些同事发来的文稿有很多都不符合公文格式规范，比如字体、间距、页码、页边距等等，每天接收和处理那么多文件，怎样提高修改大量文档公文格式的效率？经过学习和实践，现将快速修改公文格式的方法分享给大家。

一、修改思路

通过调用模板，在新建文档时完成格式的确定。利用样式设置多级标题的格式，然后统一规范页边距、页码等，保存为模板，每次从新建中直接调用模板，再利用样式对不同段落、不同级别标题的格式进行统一修订。这样，不仅仅能增加了规范文档的工作效率，还避免了处理大量公文过程中容易形成的错误。

二、实现文档修改的步骤

这里先介绍设置和调用模板之后的修改步骤（模板制作第三点介绍）。拿到一个文档，通常会出现以下问题：文本格式不正确、页边距设置不正确、页码设置不正确等等，如下图：

针对此类文档，只需要“全选复制->从模板新建空白文档->只粘贴文本->光标放在标题行，点击样式设置标题格式->保存”即可完成文档格式修改。具体操作为：

1.全选原文档内容，复制，点击“文件”-“新建”-“从默认模板新建”-“只粘贴文本”。

2.得到全新的文档，全文均为仿宋_GB2312三号字体，段前2字符、页码、页边距等均符合规范。

3.光标放在各级标题，点击样式设置标题格式，即可完成整篇文档格式修改。

三、制作模板和调用模板步骤

步骤一：新建空白文档

步骤二：设置样式格式。通过样式确定正文、标题一（对应公文主标题，即文件标题）、标题二（对应公文一级标题）、标题三（对应公文二级标题）格式。PS：公文三级标题一般为仿宋加粗，可不指定样式。

1.设置正文样式：

（1）在“开始”中的样式设置，右击“正文”，点击“修改样式”。

（2）在“修改样式”对话框中依次点击“格式”->“字体”，进行字体设置。

（3）将“字体”对话框中的“中文字体”、“西文字体”、“复杂文种”都设置为“仿宋_GB2312”，“字形”和“样式”分别设置为“常规”和“三号”。点击“确定”，回到“修改样式”对话框。

（4）在“修改样式”对话框中依次点击“格式”->“段落”，进行段落设置。

（5）“段落”对话框中，在“缩进和间距”上：设置“对齐方式”为“两端对齐”，“缩进”文本前后均为0磅、“首行缩进”2个字符，“间距”段落前后均为0行、行距固定值28磅或者28.8磅（28-30磅之间均可）；在“换行和分页”上：“分页”中均不勾选，“换行”中不勾选“允许西文在单词中间换行”（也可以勾选，勾选的话一个数字有可能分为两个部分居于上下行，比如身份证号前十位在上一行末、后八位在下一行首，不过视情况而定）。点击“确定”，回到“修改样式”对话框。

2.设置“标题1”样式，“标题1”对应文件大标题。右击“样式”中“标题1”->“修改样式”，跟修改正文样式差不多，区别就是：

（1）字体设置中：将字体设置为“方正小标宋简体”，“字号”设置为“二号”；

（2）段落设置中：“对齐方式”为“居中对齐”。

3.与设置“正文”样式同样的办法，将“标题2”样式字体修改为“黑体”（其他设置同“正文”），将“标题3”样式字体修改为“楷体_GB2312”（其他设置同“正文”）。

步骤三：设置页边距。在“页面布局”中，分别将页边距设置为：上37mm，下35mm，左28mm，右26mm。

步骤四：设置页码。

1.插入页码。依次点击“插入”->“页面和页脚”->“页码”->“页脚外侧”。

2.设置页码格式。在页脚处，点击页码，按一次退格（因为前面已经设置默认正文首行缩进2个字符，退格目的是取消缩进），在页码数字两侧分别加上横线并与页码之间空一格（横线为中文输入状态下的波折号的一半，即“—”），将页码字体大小设置为“四号”。

3.设置页脚距离。在“页眉和页脚”中将“页眉顶端距离”和“页脚低端距离”分别设置为20mm和28mm。点击“关闭”完成设置。

步骤五：保存为模板。

点击“文件”->“另存为”->“WPS文字模板文件（*.wpt）”，保存为.wpt文件，保存路径默认，文件名自由命名。

步骤六：设置默认模板。

点击“文件”->“新建”->“本机上的模板”，在“模板”中选择刚才保存的模板，勾选“设为默认模板”，确定。

步骤七：使用。每次新建文档，通过“文件”->“新建”->“从默认模板新建”中新建新的文档，然后就可以使用已经设置好的模板，实现批量修改文档格式了。（即实现第二点所述的修改方式）

四、应用拓展

可以在模板中加上红头，然后每次调用都是红头文件，然后直接加上内容就行。

也可以同时设置多个模板，根据不同的使用范围进行调用。

五、总结

通过一次制定模板，多次调用模板的方式，大大提高公文格式的修改效率。有的朋友是通过制定保存一个规范格式的doc或者docx文档，每次使用的时候复制副本进行修改，这种方法也可行，但是每次要多了诸如复制文档、重命名文档等过程，并且还容易导致模板不小心被修改。所以总体上，文中所使用的方法效率会高一些。